名刺の整理整頓

多忙な人

忙しすぎて名刺を整理することが全くできないという方がたくさんいると思います。
そういった時でも名刺を整理する事が仕事の目的ではないので、ストレスが溜まり易い人の場合は今進めている仕事に関係するものの名刺とそうでないものの名刺に分けるのです。
机の上に名刺の空き箱を用意して、そこに今進行している仕事に関係する名刺をどんどん入れ行きます。
仕事が完了したら、完了したほうの箱に名刺を移すだけで仕事が捗ると思います。


サイズの大きな名刺

名刺の基本的なサイズは大体決まっているのですが、たまにサイズが違う名詞があります。
小さめの名刺や大きめの名刺など、たまに定形外の名刺があります。
小さい名刺の場合は整理する時に問題ないのですが、大き目の名刺の場合だと整理するのに困ってしまいます。
市販されている名刺入れや名刺入れフォルダーは基本的なサイズになっているので、サイズ大きいの名刺の場合だと名刺入れに入らない事がよくあるのです。
そこで、大きい名刺を頂いた場合は基本サイズの名刺に合わせて、縦横をカットしておくと良いでしょう。
折角頂いた名刺にハサミを入れる行為はいけないと思いますが、名刺は頂いてから活用するものなのでハサミで切っても良いと思います。
ハサミで切り取った所に必要な情報がある場合はそれを保存用に転記することを忘れないでください。

 

五十音分類

業種別に分けて更に五十音順にすると簡単に探すことができるので効率的であります。
特に外出先から事務の女性や他のメンバーに自分の名刺入れから特定の情報を探して情報を教えてもらう場合にこの整理方法だと簡単に探すことができるので時間が掛からなく済むのであります。
しかし、そういった場合に整理した本人しか分からない場合だと複雑になり、特に外部とのやり取りが多くて名刺の量が多かった場合は探しきれないという事もあるので気をつけましょう。

 

業種別分類

名刺を業種別に分ける事は、大変有効的であります。
業種別に整理しておくと、新しいプロジェクトや事業を始めるときに、そのプロジェクトに合った分野の人材を探す事ができるからです。
また、この業種別分類を続けていくと自分自身の人脈を知る事ができ、一定の業種の名刺が多くなっていると思われます。
そういったことから、どの業種の人脈はいるけど、ここの業種には知り合いがいないということがわかるのでそういった業種に関する勉強会などに参加して人脈を増やしていくと良いと思われます。
業種別でまとめると情報としての活用ができ、それに自分自身を見つめることができ、活動する目的にもなるメリットがあります。

 

名刺交換当日の整理整頓

1日に多くの人とやり取りをして、名刺交換を何人もする人がいると思われます。
名刺をもらった後に名刺の整理整頓を行うのは面倒で後回しにする人がいると思いますが、後回しにすればするほど、量が溜まり、記憶が薄れていくので整理するのに余計な時間が掛かってしまいます。
だから、名刺をもらって整理するのが面倒でも交換した当日に整理するようにしましょう。
それに記憶が新しいときにもう一度思い出すと名刺を見たときにどんな人だったか特徴を把握できるので、名前と特徴のイメージが定着するので覚え易くなります。
名刺をもらった日に整理するときは自由に整理して良いのでもらったその日に整理するようにしましょう。

 

使いにくい名刺

デザイナーやコピーライターなどといったアーティスティックな仕事をしている方の名刺は見栄えやデザイン性に優れている物が多いみたいです。
名前だけ表に書かれていて、他の詳細情報などは裏に書かれている、という名刺もあるそうです。
そんなときは名刺フォルダーにそのまま入れるとフォルダーから取り出して裏を見ないといけないのでコピーして整理するときも両面コピーする必要があるので表に裏の必要な詳細情報を転記しましょう。
そうする事で利便性が増します。
それに会った日の相手の印象や特徴を書いておくと分かり易く便利になります。

 

名刺交換の場で出来る整理

パーティーなどの会場ではあちこちで名刺交換の輪ができるので、多くの人間が一堂に会する機会というのは少ないので多くの人が名刺交換を行なうようです。
実際に多くの人と一度に名刺交換した後に整理しようとしたときに顔と名前が一致しないという経験があると思います。
そういった場合、名刺を一つにまとめるよりも、名刺交換の場という大きなカテゴリーで良いので、その中でカテゴリー別にその場で名刺の整理をしておくと後で整理するときに簡単に整理することができます。
クレジットカード入れのようなケースでも良く、封筒を予め用意してカテゴリー別にまとめて入れておくといった形でも構いません。
細かい名刺整理を行なう前に大雑把にその場で名刺整理をしておいた方が、後の整理が楽になります。

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2018/7/9 更新